Hoivatielle valitun asiakastietojärjestelmä DomaCaren koulutukset ovat alkaneet yksiköissä. Taustalla on paljon pohjatyötä ja kotiläksyjä, ja järjestelmän käyttöönotto vaatii paljon niin järjestelmäntoimittajalta, tietohallinnolta kuin yksiköiden työntekijöiltäkin.

– On hienoa, että olemme nyt päässeet tapaamaan eri palvelualueiden ja yksiköiden ihmisiä. Näemme, missä ja millaista toimintaa on, ja livenä toimialakohtaisia hoitotyöhön ja arkeen liittyviä kysymyksiä nousee herkemmin esille, iloitsee Invian Oy:n asiakkuuspäällikkö Petteri Saarinen.

Saarinen muistuttaa, että järjestelmän vaihtuminen on aina iso muutos, ja siihen liittyy paljon kysymyksiä.

– Miten kirjaamme, kun toimimme tietyllä tavalla? Esimerkiksi lähi- ja lääkehoitoon ja erilaisiin rajoitustoimenpiteisiin liittyy paljon asioita ja ne pitää olla tarkkaan kirjattuna. DomaCaressa saadaan asiakastyö kirjattua asiakkaan tavoitteet huomioiden ja niitä arjessa aktiivisesti seuraten.

DomaCaren kautta tehtävä laskutus herättää myös kysymyksiä: miten kirjataan asiat niin, että ne menevät laskutuksellisesti oikein? Laskutukseen liittyen henkilökunnalle järjestetään omat koulutuksensa.

– On tärkeää, että organisaation sisällä kaikki ymmärtävät oman osuutensa laskutuksessa. Laskutuksen oikeellisuuteen vaikuttavat niin asiakkaan läsnä- ja poissaolojen kirjaaminen kuin avopalveluissa kuluneen työajan merkintä. Yksittäisen työntekijän oikea raportointi asiakkuudesta mahdollistaa sen, että Hoivatie pyörii, Saarinen sanoo.

Asiakastietojärjestelmän käyttöönotto on pitkä prosessi. Prosessi on vasta sitten valmis, kun järjestelmän elementit ovat valmiina ensi kesänä tai syksynä. Asiakastietojärjestelmää muokataan Invianissa sitä mukaa, kun kehitystarpeita nousee esille käytön myötä.

– Kun asiakastyö saadaan DomaCareen, luodaan samalla hyviä käytänteitä. Tiiviillä yhteistyöllä Hoivatien tietohallinnon ja työntekijöiden kanssa, saamme pala palalta kehitettyä ja tehtyä Hoivatietä parhaiten palveleva ohjelmisto, Saarinen toteaa.

DomaCaren avulla saadaan myös henkilökunnan osaaminen ja työ entistä näkyvämmäksi. Henkilökunnan ammattitaito, vahva osaaminen ja motivoituneisuus saavatkin Saariselta kiitosta.

– Porukka on hyvin kehitysorientoitunutta, ja heidän kanssaan on helppoa työskennellä. Kaikki lähtee kuitenkin aina henkilökunnasta, heidän osaamisestaan ja halustaan kehittyä. DomaCare mahdollistaa asioita työntekijöille. On ollut mukavaa toimia yksiköiden kanssa; meitä ollaan aina hymyssä suin vastassa, ja olemme käyneet paljon kehittäviä keskusteluja.

Paras tulos ohjelmistotoimittajan, yksiköiden ja tietohallinnon yhteistyönä

Hoivatien tietohallinnosta koulutuksissa ovat olleet mukana järjestelmäpäällikkö Jaana Ahoranta ja tietohallintopäällikkö Juha Alila.

– Opimme samalla itse, ja lisäksi on tärkeää näyttää Hoivatien kasvot henkilökunnalle. Uuden järjestelmän myötä nousee aina esiin kysymyksiä, joihin täytyy ottaa kantaa Hoivatien näkökulmasta. Meidän onnemme on siinä, että olemme saaneet Invianilta hyvät kouluttajat, joilla on myös hoiva-alan koulutus ja työkokemusta. Kouluttajat puhuvat yksiköiden työntekijöiden kanssa samaa kieltä. Paras tulos saadaan ohjelmistotoimittajan, meidän yksiköiden ja tietohallinnon yhteistyönä, Alila sanoo.

Osa koulutuksista on maantieteellisistä ja toiminnan laajuudesta johtuen toteutettu Teamsillä, mutta on koettu hyväksi, että livekoulutuksia on voitu järjestää. Livekoulutukset mahdollistavat paremmin avoimen keskustelun.

– Ennen joulua ehdimme järjestää 30 koulutusta, ja ne jatkuvat vuodenvaihteen jälkeen. Jalkaudumme sitten myös Etelä-Suomeen tukemaan käyttöä ja jatkokouluttamaan, Ahoranta kertoo.

Tammikuun ensimmäinen päivä päästään käyttämään DomaCaren versiota 1.0. Jokaisella palvelulinjalla on tällöin käytössään omat rakenteisen kirjaamisen otsikot ja lomakkeet, ja sitä mukaan, kun käyttökokemuksia saadaan, jatkuu tuotekehitys.

– Se, miltä työkalu näyttää tammikuussa, ei ole lopullinen tila. Haluamme jatkokehitykseen mukaan kaikki työntekijät, jotta ensi syksynä meillä on käytössä huippuunsa hiottu työkalu, Alila toteaa.

Koulutuksissa on korostunut ratkaisukeskeisyys, ja aluksi on tutustuttu järjestelmän mobiiliversioon.

– Esimerkiksi ikääntyneiden palveluissa ei voida tehdä asiakastietojen kirjaamista samoilla asetuksilla kuin avopalveluissa. Kirjaamiseen halutaan löytää ratkaisut DomaCarella, joten toimintoja kehitetään palvelun ja yksikön mukaan. Invianilla reagoidaan nopeasti kehitystoiveisiin, ja nyt onkin vahvistunut tunne siitä, että olemme tehneet hyvän valinnan. Saamme sellaisen järjestelmän, joka palvelee niin työntekijöitä kuin asiakkaitakin, Ahoranta kiittää.

Kysymykset järjestelmän käyttöönottoon liittyen vaihtelevat paljon yksiköittäin. Yksi yhteinen jännityksen aihe on kuitenkin DomaCaren mobiilikäyttö: miten saadaan päivittäiset asiat hoidettua asiakastietojärjestelmän mobiiliversiolla?

– Työntekijät ovat pääosin olleet tyytyväisiä, kun ovat todenneet mobiilikäytön helppouden ja sen mukanaan tuomat edut. Asiakastiedot kulkevat mukana mobiiliversiossa, kun ollaan vaikkapa lääkärikäynnillä lapsen kanssa. Ikääntyneiden palveluissa voidaan esimerkiksi ottaa kuvia haavanhoidosta suoraan järjestelmään, eikä kuva jää puhelimeen. DomaCaressa on toiminto, jolla pyritään vähentämään paperilistoja, kalentereita ja muita vastaavia. Järjestelmän käytön myötä tietoturva ottaa valtavan askeleen eteenpäin Hoivatiellä, Ahoranta sanoo.

Mobiiliversiossa on myös puheentunnistus; tiedot voidaan näin ollen asiakaskäynneillä sanella, ja DomaCare kääntää sanelun tekstiksi. Mobiiliversioon tehtyjä muistiinpanoja pystyy täydentämään myöhemmin työasemalla, ja lisäksi appi mahdollistaa esimerkiksi yhdessä asiakkaan kanssa tavoitteiden seurannan ja mobiilikirjaamisen.

Päivittäisessä työssä DomaCare on mukana tammikuussa. Ylitornion Aurorassa odotukset DomaCaren suhteen ovat korkealla.

– Meistä tuntuu, että järjestelmä tulee selkeyttämään ja jäsentämään asiakkaan arjen kuvausta, ja se ehkä heijastuu jopa konkreettisesti nuoren arkeen parantuneina työmenetelminä, kun tiedämme entistä paremmin, mihin tarttua, pohtii vastaava ohjaaja Teemu Rossi.

Erityisen hyväksi koetaan rakenteinen kirjaaminen ja arjen palastelu.

– Nuoren arki ja haasteet koostuvat juurikin pienistä palasista; herääminen aamulla, kouluunlähtö, hygienia, syöminen ja niin edelleen. Raporttien ja koosteiden kirjoittaminen helpottuu, kun asioiden poiminta on yksinkertaista ja selkeää. Lisäksi softa tuntuu helppokäyttöiseltä ja loogiselta. Puhelimen ja järjestelmän liikkuva käyttö on iso plussa, koska meidän työ ei tapahdu toimistossa, Rossi huomauttaa.

Paikan päällä tapahtunut koulutus mahdollisti hyvän vuorovaikutuksen ja keskustelun.

– Vetäjät loivat rennon ilmapiiriin, ja koulutushetki oli mukava irtiotto arjesta. Myös Petterin tietämys ja osaaminen lastensuojelun arjesta lisäsi vuoropuhelua ja tunnetta, että DomaCareen tulee arjen kannalta niitä oikeita ja tärkeitä asioita, Rossi toteaa.